1. Hồ sơ đăng ký tham gia đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoặc giấy phép hoạt động (bản sao).

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

c. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) : 01 bản. Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

d. Đối với đơn vị đăng ký đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần: văn bản đăng ký phương thức đóng của đơn vị (

+ Phươn án sản xuất kinh doanh của đơn vị;

+ Phương thức trả lương cho người lao động. 

2. Hồ sơ báo tăng lao động: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) : 01 bản. Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

3. Hồ sơ báo giảm lao động và xác nhận sổ BHXH: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

c. Sổ BHXH của người lao động.

d. Bản sao một trong các loại giấy tờ sau: quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hết thời hạn.

e. Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (trừ trường hợp chết).

4. Hồ sơ giải quyết thay đổi lao động, mức đóng và xác nhận sổ BHXH đối với đơn vị thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu, sáp nhập: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Bản sao quyết định hoặc văn bản về việc thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu, sáp nhập.

c. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

d. Sổ BHXH của người lao động.

5. Hồ sơ giải quyết ngừng đóng đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Bản sao quyết định hoặc văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.

c. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

d. Sổ BHXH của người lao động.

đ. Thẻ BHYT còn hạn sử dụng (trừ trường hợp chết).

6. Hồ sơ giải quyết tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, và từ tuất: (Hồ sơ 01 bộ)

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

c. Quyết định cho phép đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như sau:

+ Đối với các tổ chức kinh tế do Thủ tướng Chính phủ thành lập: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

+ Đối với các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương quản lý: Quyết định của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và xã hội;

+ Đối với đơn vị thuộc địa phương quản lý: Quyết định của Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về Bảo hiểm Xã hội cấp tỉnh.

7. Hồ sơ giải quyết thay đổi điều kiện đóng, căn cứ đóng và mức đóng: (Hồ sơ 01 bộ)

7.1. Người lao động thay đổi một trong các yếu tố sau: tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng BHXH, phụ cấp chức vụ, chức danh nghề, điều kiện công việc, nơi làm việc, mức đóng BHXH-BHYT-BHTN, điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH:

a. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

b. Bản sao quyết định về tiền lương hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc tương ứng với thời gian đề nghị điều chỉnh. 

7.2. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không hưởng tiền lương, tiền công tháng:

a. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS): 02 bản

8. Hồ sơ giải quyết truy thu: (Hồ sơ 01 bộ)

8.1. Truy thu các trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

c. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) : 01 bản. Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

d. Bảng thanh toán tiền lương, tiền công của đơn vị tương ứng với thời gian truy thu.

đ. Biên bản và quyết định xử lý vi phạm hành chính về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có).

8.2. Truy thu do điều chỉnh tiền lương, tiền công đã đóng BHXH của người lao động:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) . 

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

c. Quyết định về tiền lương hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc tương ứng với thời gian đề nghị truy thu.

8.3. Truy thu các trường hợp hết thời hạn tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định của luật BHXH:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

8.4. Truy thu BHXH đối với người lao động đã tham gia BHXH bắt buộc mà chưa nhận trợ cấp BHXH một lần trước khi đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài quy định tại điểm 5.3 khoản 5 điều 7 sau khi về nước:

a. Đơn đề nghị của người lao động (Mẫu D01-TS) .

b. Bản sao hợp đồng lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài, hợp đồng được gia hạn hoặc được ký mới ngay tại nước tiếp nhận lao động.

c. Sổ BHXH của người lao động.

9. Hồ sơ giải quyết hoàn trả: (Hồ sơ 01 bộ)

9.1. Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH-BHYT-BHTN:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Bản sao quyết định hoặc văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.

c. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

d. Sổ BHXH của người lao động.

đ. Thẻ BHYT còn hạn sử dụng (trừ trường hợp người lao động chết).

10. Hồ sơ cấp, ghi sổ BHXH cho người lao động có thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 và đối tượng theo quy định tại khoản 4, Điều 8 Thông tư số 03/2010/TTLT-BTC-BLĐTBXH: (Hồ sơ 01 bộ)

10.1. Người lao động làm việc thuộc khu vực nhà nước, nghỉ chờ việc từ ngày 01/11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không bố trí sắp xếp, bố trí được việc làm, chưa nhận trợ cấp thôi việc hoặc BHXH một lần tính đến ngày 31/12/1994  vẫn còn có tên trong danh sách lao động của đơn vị và có quyết định nghỉ chờ việc (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995 ra nước ngoài hoặc ở lại nước ngoài không hợp pháp) nếu chưa được cấp sổ BHXH thì được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của người lao động, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động các giấy tờ có liên quan khác như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương.

d. Danh sách của đơn vị có tên người lao động đến ngày 31/12/1994 hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994.

đ. Quyết định nghỉ chờ việc.

Trường hợp:

- Không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo người lao động có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần;

- Đơn vị đã giải thể thì do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

10.2. Người lao động thuộc biên chế các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, được đơn vị cử đi công tác, học tập, làm việc có thời hạn xuất cảnh hợp pháp ra nước ngoài, đã về nước trước ngày 01/01/2007 nhưng không đúng hạn theo quy định tại Quyết định số 107/2007/QĐ-TTg ngày 13/07/2007 của Thủ tướng Chính phủ:

* Hồ sơ của người đi lao động có thời hạn ở nước ngoài theo hiệp định của Chính phủ và của người đi làm đội trưởng, phiên dịch, cán bộ vùng do nước ngoài trả lương: 

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995. Trường hợp không có quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc, hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

d. Bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” của Cục hợp tác Quốc tế về lao động (nay là Cục quản lý lao động ngoài nước) cấp; trường hợp không còn bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” thì phải có giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ BHXH của Cục quản lý lao động ngoài nước trên cơ sở đơn đề nghị của người lao động (Mẫu số 1 và 2 kèm theo Thông tư số 24/2007/TT-BLĐTBXH ngày 9/11/2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội).

đ. Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

* Hồ sơ của người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác trực tiếp giữa các Bộ, đia phương của Nhà nước ta với các tổ chức kinh tế của nước ngoài:  

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995. Trường hợp không có quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc, hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

d. Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

đ. Bản chính quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài bằng một quyết định chung cho nhiều người.

Trường hợp:

- Không còn bản chính quyết định cử đi công tác, làm việc thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao quyết định có xác nhận của Bộ chủ quản đối với người lao động làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác do Bộ cử đi hoặc xác nhận của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương đối với người lao động do địa phương cử đi.

- Không có quyết định cử đi công tác, làm việc, học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong ghi rõ thời gian người lao động được cử đi công tác, làm việc, học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. 

* Hồ sơ của người đi học tập, thực tập ở nước ngoài:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995. Trường hợp không có quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc, hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

d. Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

đ. Bản chính quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài bằng một quyết định chung cho nhiều người.

Trường hợp:

 - Không còn bản chính quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi

- Không có quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

*  Hồ sơ của người đi làm chuyên gia theo hiệp định của Chính phủ:

a. Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS) .

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995. Trường hợp không có quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc, hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

d. Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

đ. Bản chính quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài hoặc bản sao quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi làm chuyên gia bằng một quyết định chung cho nhiều người

e. Giấy xác nhận của cơ quan quản lý chuyên gia về việc đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách nhà nước và đóng BHXH theo quy định của nhà nước của chuyên gia trong thời gian làm việc ở nước ngoài.

 Trường hợp:

- Không còn bản chính quyết định cử làm chuyên gia ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao quyết định có xác nhận có xác nhận của đơn vị cử đi

- Không có quyết định cử đi làm chuyên gia có thời hạn ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi làm chuyên gia có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

10.3. Hồ sơ cán bộ xã giữ chức danh khác theo quy định tại khoản 4, điều 8 Thông tư số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH:

a. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) : 02 bản.

b. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) . Kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh lưu hồ sơ).

c. Các hồ sơ giấy tờ liên quan đến thời gian làm việc ở xã, phường như (quyết định, lý lịch, danh sách trả sinh hoạt phí….)